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POLÍTICA DE PROTECCIÓN DEL DERECHO FUNDAMENTAL DE HABEAS DATA Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
POTENCI4LMENTES SAS
Noviembre de 2024
I. INTRODUCCIÓN
El presente documento de Política de Protección del derecho fundamental de Habeas Data y de tratamiento de datos personales, en adelante La Política, de la empresa Potenci4lMentes SAS NIT. 901484714-5, fue elaborada con el propósito de adoptar y definir las reglas aplicables al tratamiento de datos personales de sus clientes, proveedores y empleados, entre otros; para que éstos puedan conocer los derechos que les asisten y los deberes de la compañía en la materia; y para establecer los procedimientos aplicables a su interior para garantizar el ejercicio de sus derechos.
Lo anterior, teniendo en cuenta que las actividades de la Potenci4lMentes SAS , están dirigidas a el desarrollo de habilidades y formación académica no formal, organización de convenciones y eventos comerciales, actividades de consultoría de gestión, entre otras actividades del desarrollo personal y del potencial humano. Además, Potenci4lMentes SAS está facultada para realizar en Colombia o en el exterior cualquier actividad lícita, comercial o civil.
Ahora bien, la presente política se dicta en el marco del desarrollo del objeto social de la Potenci4lMentes SAS, atendiendo las normas constitucionales, legales y reglamentarias en la materia, en especial los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y del Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia.
Esta Política regula los procedimientos internos de la Potenci4lMentes SAS relacionados con la protección del derecho de habeas data de los titulares, cuyos datos personales reposen en bases de datos de la compañía.
Como quiera que La Política se construyó y diseñó a partir de normas constitucionales, legales y reglamentarias en la materia, es obligatoria para Potenci4lMentes SAS, todos sus empleados, trabajadores, directores de todos los niveles, y contratistas, independientemente del vínculo jurídico o contractual que los una, siempre que implique el tratamiento de datos personales, en cualquiera de sus modalidades sobre los que Potenci4lMentes SAS tenga responsabilidad, de conformidad con lo que la ley establece para el efecto.
II. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS
A efecto de comprender, interpretar y aplicar la Política, se adoptan las siguientes definiciones de conceptos y términos relevantes, de conformidad con lo que la ley y los reglamentos disponen en lo pertinente:
Autorización: Consentimiento previo, expreso, verificable e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
En relación al tratamiento de datos personales de clientes, proveedores y empleados, la Escuela Biochange SAS asumirá las calidades de Responsable y Encargada para el tratamiento de los respectivos datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, difusión o supresión.
III. FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Potenci4lMentes SAS almacena y utiliza los datos personales que recopila en ejecución de su objeto social para las siguientes finalidades legítimas, de conformidad con lo establecido en la ley:
Los datos personales proporcionados serán utilizados exclusivamente para gestionar la inscripción y participación en los entrenamientos de coaching, liderazgo y desarrollo del potencial humano ofrecidos por la Potenci4lMentes SAS. Esto incluye la comunicación sobre horarios, materiales, actualizaciones y cualquier otro aspecto relacionado con los programas de formación.
IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales, contenidos en bases de datos, archivos, ficheros sistemas de información o similares de www.potenci4lmentes.com, tienen derecho, de conformidad con las normas en la materia, a:
Los titulares de los datos personales tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información. También pueden ejercer su derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales para fines específicos. Para ejercer estos derechos, los participantes pueden comunicarse con nosotros a través de la dirección de correo electrónico: coach@deyapinilla.com.
V. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Al completar el formulario de registro, el participante otorga su consentimiento expreso para el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con los términos establecidos en este aviso. Este consentimiento es voluntario y puede ser revocado en cualquier momento.
VI. DEBERES DE POTENCI4LMENTES SAS EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Potenci4lMentesSAS tiene los siguientes deberes en la ejecución de La Política, de conformidad con lo que la ley y los reglamentos establecen para el efecto:
a) La protección del derecho fundamental de habeas data.
b) Las medidas y procedimientos al interior de Potenci4lMentesSAS para que la empresa y sus empleados respeten el derecho fundamental de habeas data y de tratamiento de datos de los titulares que así lo han autorizado.
c) Solicitar al titular de los datos personales autorización expresa para su tratamiento.
d) Conservar la autorización expresa de tratamiento de datos emitida por el correspondiente titular, y tenerla disponible para ser consultada con posterioridad.
e) Atender oportunamente, de conformidad con lo que establecen las normas en la materia, las consultas y reclamaciones presentadas por los titulares de datos personales.
f) Obtener autorización del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales objeto de tratamiento.
g) Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.
g) Regular, de requerirse, los contratos con terceros el acceso a bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares que contengan datos personales.
i) Al momento de la recolección de datos, informar al titular de los datos la finalidad para la cual se recopila esa información.
j) Reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio los eventos en los que se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración dela información de los Titulares.
VII. DATOS SENSIBLES
De conformidad con la correspondiente definición contenida en el Capítulo II de La Política y en las correspondientes normas legales y reglamentarias, son datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Por tanto, en principio, Potenci4lMentes SAS no requiere de información sensible de titulares para el desarrollo de sus actividades comerciales o de satisfacción del cliente.
De requerirse, al momento de recopilar datos sensibles, www.cesaestupinan.com informará al titular respecto del carácter facultativo en su entrega.
En consecuencia, www.potenci4lmentes.com se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles de ser el caso.
La autorización de uso de datos sensibles es facultativa y no constituye condición para acceder a ninguno de los productos o servicios de www.potenci4lmentes.com.
VIII. DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y NIÑAS
En principio, Potenci4lMentesSAS no requiere de datos personales de niñas o niños para el desarrollo de sus actividades comerciales o de satisfacción del cliente.
De requerirse, al momento de recopilar datos sensibles, Potenci4lMentesSAS informará al titular respecto del carácter facultativo en su entrega.
De requerirse, la Potenci4lMentes SAS le imparte un tratamiento confidencial a la información y datos personales de los niños, niñas y adolescentes, y corresponden a aquellos de naturaleza pública, generales o que no sea posible identificar al titular, en respeto de sus derechos fundamentales y en estricta observancia del interés superior que lo protege.
Los datos personales de niños y niñas, de requerirse, serán utilizados por la Potenci4lMentesSAS garantizando que se utilizan para su óptimo desarrollo, respetando el interés superior del niño.
IX. CESIÓN O COMUNICACIÓN DE DATOS PERSONALES
La transferencia a terceros de datos personales sin la autorización de sus titulares está prohibida, salvo las excepciones que la ley establece para el efecto.
La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro correspondiente de Potenci4lMentes SAS con la anotación de la autorización previa del titular de la información; y para una finalidad legítima de conformidad con lo que la ley establece para el efecto.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de trabajadores o empleados de la Potenci4lMentes SAS de cualquier nivel, será considerado como falta grave, y podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral con justa causa, sin indemnización de conformidad con lo que el Reglamento Interno de Trabajo disponga para el efecto. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones civiles o comerciales que por responsabilidad sean procedentes para el resarcimiento de los perjuicios que se hubiesen podido causar; y de la imposición administrativa por las autoridades competentes, de sanciones o multas por la inobservancia de las normas legales vigentes en la materia.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores o contratistas de la Escuela Biochange SAS, será considerado como justa causa para dar por terminada la respectiva relación contractual sin perjuicio de las acciones civiles que por responsabilidad sean procedentes para el resarcimiento de los perjuicios que se hubiesen podido causar; y de la imposición administrativa por las autoridades competentes, de sanciones o multas por la inobservancia de las normas legales vigentes en la materia. En los contratos con los proveedores o demás contratista de www.potenci4lmentes.com se incluirá la correspondiente cláusula, de conformidad con lo previsto en el presente párrafo.
X. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
10. 1. Generalidades
De conformidad con la ley, los titulares de datos personales tienen derecho a acceder a ellos y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a consultarlos periódicamente, solicitar su rectificación, actualización, en caso de ser inexactos, o a solicitar su exclusión y eliminación, cuando lo consideren oportuno.
En consecuencia, al interior de la Potenci4lMentes SAS se han diseñado e implementado los siguientes procedimientos en orden a garantizar los derechos de los titulares de datos personales, los cuales se ponen en funcionamiento una vez el correspondiente titular presente la solicitud de que se trate, por los siguientes canales así:
I. En nuestras oficinas ubicadas en la Calle 48b 66 28 Medellin.
II. A través del servicio de correo físico en la Calle 48b 66 28 Medellín
III. En la dirección electrónica coach@deyapinilla.com
Potenci4lMentes SAS dejará constancia de la fecha de recibo de la solicitud de consulta o reclamo en cada uno de los diferentes canales dispuestos para ese efecto.
Los mecanismos referidos podrán ser utilizados por los titulares o terceros con autorización legal para actuar en su nombre con los siguientes propósitos, en los términos establecidos en la ley, así:
10.2. El ejercicio del derecho de acceso
El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Potenci4lMentes SAS el titular podrá elevar una solicitud por los canales indicados, señalando la información que desea consultar o conocer. La solicitud será atendida por www.potenci4lmentes.com en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Si no fuere posible atender la petición dentro del término indicado en el párrafo anterior, se informará al solicitante, indicando las razones de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales a los diez (10) primeros, siguientes al vencimiento del primer término.
Potenci4lMentes SAS proporcionará toda la información que repose en sus bases de datos del Titular solicitante.
10.3. Presentación de reclamos
El titular de datos personales o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos de la Potenci4lMentes SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y/o revocatoria de la autorización, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley a cargo de Potenci4lMentes SAS podrán presentar un reclamo ante esta compañía, el cual será tramitado en cumplimiento del siguiente procedimiento y reglas: Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente podrán ejercerse por i) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad; o ii) su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y, en consecuencia, no será atendida ni objeto de respuesta. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Potenci4lMentes SAS y contener, al menos, la siguiente información:
· El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
· Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante y su calidad de causahabiente o de representante.
· La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el solicitante busca ejercer alguno de los derechos.
· En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Si el reclamo no cumple con los requisitos señalados, la Potenci4lMentes SAS requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, y el solicitante no presenta la información necesaria, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El reclamo será atendido por la Potenci4lMentes SAS en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo por los canales señalados.
Si no fuere posible atender y resolver el reclamo dentro de dicho término, así se informará al interesado, indicando las razones de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá exceder los ocho (8) días hábiles iniciales, siguientes al vencimiento del primer término.
XII. DEPARTAMENTO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE CONSULTA Y RECLAMOS
El departamento o persona responsable de atender las peticiones de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, así como de la vigilancia del cumplimiento de la presente política y de las normas en la materia, que se designa en esta oportunidad para ese efecto es Deya Pinilla Morales, correo electrónico coach@deyapinilla.com, teléfono +57 300 4816629, ubicado en la Cl 48b 66 28 Medellín.
La presente Política de Protección del derecho fundamental de Habeas Data y de tratamiento de datos de la entidad Potenci4lMentes SAS se expide en su gerencia.
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